Negli ultimi anni le varie leggi, comunemente denominate "Bassanini", hanno introdotto significative novità nel campo della semplificazione dei procedimenti amministrativi.
Per facilitare ancora di più sia i cittadini che gli operatori del settore, è stato emanato il D.P.R. 445 del 28.12.2000 recante il Testo Unico sulla documentazione amministrativa: in un solo documento viene raccolta tutta la normativa di legge e regolamentare in materia, segnando così una nuova importante tappa nel processo di semplificazione dell'attività della Pubblica Amministrazione e nel rapporto con i cittadini.
L'idea forza cui dovrà ispirarsi l'amministrazione del futuro è proprio un migliore e facile rapporto con i cittadini utenti. In questo ambito il Testo Unico sulla documentazione amministrativa non rappresenta una semplice operazione di armonizzazione delle norme esistenti, ma introduce elementi di novità significativi che, sicuramente, potranno contribuire all'innovazione della Pubblica Amministrazione.

Tre sono gli elementi importanti:

1. il divieto posto a carico delle Pubbliche Amministrazioni di richiedere certificati ai cittadini;

2. l'abrogazione esplicita dell'autentica della firma su istanze e dichiarazioni sostitutive dirette alla Pubblica Amministrazione;

3. la possibilità di utilizzare le autocertificazioni da parte dei privati.

Imporre alla Pubblica Amministrazione l'esplicito divieto di richiedere certificati agli utenti, perseguendo la loro diretta acquisizione, rappresenta un messaggio forte ed una spinta incredibilmente potente verso l'affermarsi del processo di semplificazione.
Con la nuova normativa non sarà più tollerato il comportamento di alcuni pubblici impiegati che ancora oggi "consigliano" gli utenti a procurarsi le ordinarie certificazioni oppure li inviano ai Comuni ad autenticare le firme, promettendo un iter più celere del procedimento. Tali comportamenti rappresentano il persistere della vecchia mentalità.

La violazione dei doveri d'ufficio costituirà la giusta sanzione per tali atteggiamenti.

L'intento perseguito dal Legislatore mira a rendere meno complicata la vita del cittadino che entra in rapporto con la Pubblica Amministrazione. E' una sfida decisiva per modernizzare il nostro Paese e renderlo degno di stare in Europa.

L'obbiettivo è quello di eliminare o, quanto meno, di ridurre drasticamente l'uso dei certificati e, quindi, di tradurre in realtà, dopo quasi trenta anni dalla legge sull'autocertificazione (L.15/1968), il sogno di una Amministrazione "senza certificati", con la quale non essere costretti ossessivamente a dimostrare di esistere, di essere nati, residenti.

Le Amministrazioni possono scambiarsi dati e documenti senza più chiedere ai cittadini di fare i fattorini. Pensiamo a quanto costano per i cittadini, per le imprese e per le stesse amministrazioni i milioni di certificati che ogni anno si producono e che i cittadini portano da un ufficio all'altro!

L'attuazione delle norme sulla semplificazione costituisce una importante occasione per semplificare la vita e far risparmiare tempo, ma sappiamo bene che non basta avere buone leggi, occorre che tutte le amministrazioni si impegnino ad attuarle.

Soprattutto grazie ad una capillare opera di informazione rivolta all'utenza, i cittadini possono conoscere i propri diritti che, al momento opportuno, potranno far valere esigendo l'applicazione delle norme semplificative.

Infatti la corretta informazione può aiutare a far capire che, in molti casi, il cittadino, che è stato invitato al Comune per richiedere "il certificato" o "l'autentica della firma", è vittima di un sopruso in quanto avrebbe potuto comunque avvalersi degli strumenti di semplificazione.
Le normative sulla semplificazione amministrativa devono essere quindi viste come un mezzo per migliorare e cambiare il rapporto con i cittadini e le imprese. La norma deve rappresentare l'evento che si inserisce in un processo di cambiamento che ha bisogno di essere seguita passo dopo passo. Sarà l'agire quotidiano negli uffici delle Pubbliche Amministrazioni che potrà determinare il pieno raggiungimento degli obiettivi della riforma.
Ogni ufficio, ogni singolo impiegato può avere una parte importante: spesso sono le piccole cose, quelle che sembrano insignificanti, addirittura banali, che determinano il cambiamento.

FARE UNA AUTOCERTIFICAZIONE SIGNIFICA FARE A MENO DI UN CERTIFICATO, MA:

E' un atto in base al quale il cittadino dimostra di possedere una serie di requisiti relativi alla sua persona.

Tutti i certificati che attestino stati e fatti non soggetti a modifiche (ad es. certificato di nascita) hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno una validità di sei mesi.

I certificati rilasciati dagli uffici Anagrafe e Stato Civile possono essere utilizzati anche se scaduti, basterà dichiarare in fondo al certificato che niente è variato dalla data del rilascio.

E' una dichiarazione personale resa dal cittadino attestante quanto sarebbe dovuto apparire sui certificati o sugli atti rilasciati dalla pubblica amministrazione. Per gli stranieri vedi apposita scheda.

A tutti gli uffici delle pubbliche amministrazioni (Comune, Provincia, Regione, Motorizzazione, ecc.) e a tutti gli uffici gestori di pubblici servizi (Poste, Enel, Telecom, Aci, ecc.) ed ai privati che vi consentono.

QUALI SONO I SOGGETTI CHE POSSONO RIFIUTARE L'AUTOCERTIFICAZIONE?

Non sono obbligati ad accettare l'autocertificazione gli uffici o aziende private (Agenzie viaggi, Banche, Agenzie per il recupero crediti, ecc.)

a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
bb-bis) di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al D. Lgs. 8/6/2001, n. 231;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
N.B.: Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico

Le pubbliche amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni, che gli interessati hanno la facoltà di utilizzare.
In detti moduli, le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art. 76 del D.P.R. 445/2000, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate.
Nei moduli è contenuta anche l'informativa ai sensi dell'art. 10 della Legge 31 dicembre 1996 n. 675 sulla protezione dei dati personali

Si può presentare personalmente all'ufficio che la richiede, si può spedire per posta o via fax, tramite posta elettronica, terze persone o incaricati di agenzie.

Presentando l'autocertificazione in sostituzione del normale certificato il cittadino risparmierà tempo perché eviterà di andare in comune e soprattutto denaro perché la firma sull'autocertificazione non dovrà essere autenticata, cosi che viene meno anche l'imposta di bollo di euro 11,00 (pari a lire 20.000).

Ha la stessa validità temporale degli atti che sostituisce.

Il cittadino può avvalersi della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO NOTORIO

E' una dichiarazione resa e sottoscritta dal cittadino attestante stati, fatti e qualità personali. Tali dichiarazioni, rese nell'interesse proprio del dichiarante, possono riguardare anche stati, fatti e qualità personali relative ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

ATTENZIONE: 
- La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.
- La dichiarazione nell'interesse di chi si trova in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Questa possibilità non si applica in materia di dichiarazioni fiscali.

ATTENZIONE: La firma in calce a tutte le domande ed alle dichiarazioni sostitutive dell'atto di  notorietà rivolte alle amministrazioni ed ai gestori di servizi pubblici, non dovranno più essere autenticate. Basterà firmarle in presenza del dipendente addetto o inviarle (anche per fax) assieme alla fotocopia (non autenticata) del documento di identità del sottoscrittore. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica.

L'autentica della firma rimane per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare ai privati e per le domande che richiedono la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc..) da parte di altre persone.

Tutti gli stati, fatti e qualità personali non compresi nell'elenco delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, di cui il dichiarante, nel proprio interesse, sia a diretta conoscenza.
Tale dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale.
Nel caso di pubblici concorsi in cui sia prevista la presentazione di titoli, la dichiarazione di tale fatto tiene luogo a tutti gli effetti dell'autentica di copia.

Tutte le situazioni inerenti a fatti che devono ancora accadere, assunzioni di impegni, rinunce, accettazione di incarichi, intenzioni future.

AUTENTICAZIONE DI COPIA

E' l'attestazione di conformità di una copia, totale o parziale, con l'originale.

Dal funzionario competente dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato, o conservato o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal Sindaco.
Attenzione: Con una semplice dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (vedi sezione precedente), l'interessato potrà dichiarare la conformità all'originale di: copia di atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, copia di pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che debbono essere obbligatoriamente conservati dai privati. 

Originale del documento, copia da autenticare, documento di riconoscimento , eventuale marca da bollo in base all'uso.

AUTENTICA DI FIRMA

E' l'attestazione di conformità di una copia, totale o parziale, con l'originale.

Dal funzionario competente dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato, o conservato o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal Sindaco.
Attenzione: Con una semplice dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (vedi sezione precedente), l'interessato potrà dichiarare la conformità all'originale di: copia di atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, copia di pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che debbono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

E' l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, istanze, dichiarazioni, ecc. .

ATTENZIONE:
-  La firma in calce a tutte le domande ed alle dichiarazioni sostitutive dell'atto di  notorietà rivolte alle amministrazioni ed ai gestori di servizi pubblici, non dovranno più essere autenticate. Basterà firmarle in presenza del dipendente addetto o inviarle (anche per fax) assieme alla fotocopia (non autenticata) del documento di identità del sottoscrittore.
- Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identità elettronica.

- L'autentica della firma rimane per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare ai privati e per le domande che richiedono la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc..) da parte di altre persone.
- La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

La firma può essere autenticata dal notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco, indipendentemente dal comune di residenza dello stesso dichiarante.

Documento dove deve essere apposta la firma, documento di riconoscimento in corso di validità ed eventuale marca da bollo in base all'uso.

LEGALIZZAZIONE DI FOTO

E' l'attestazione ufficiale della autenticità di una foto da apporre su documenti di identità personale, licenze di pesca e caccia, patenti di guida, ecc..

Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato. A richiesta dell'interessato, possono essere altresì legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco, indipendentemente dal comune di residenza del richiedente.

Attenzione:
- In Comune si possono legalizzare solo foto da apporre su documenti personali rilasciati dalle Pubbliche Amministrazioni. 
- La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.

Presentarsi personalmente con documento di riconoscimento e con le foto da legalizzare che devono essere recenti, formato tessera ed a capo scoperto.

D.P.R. 445/2000 recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Agosto 2004.

MODULISTICA

Mod. AG_24 Dichiarazione sostitutiva di certificazioni anagrafiche, stato civile e varie.   (PDF: 77k)

Mod.AG_25 Dichiarazione sostitutiva di varie certificazioni.   (PDF: 79k)

Mod. AG_26 Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (generica)   (PDF: 54k)